Menghadiri sebuah acara merupakan cara yang menyenangkan dan menarik untuk memperoleh pengetahuan baru, bertemu dengan orang-orang baru, dan menciptakan pengalaman berkesan. Namun, di balik keseruan itu, tersimpan banyak kerja keras dan perencanaan yang dilakukan untuk menggelar sebuah acara. Sayangnya hal ini belum tentu disadari oleh para pengunjung acara.

Untuk memberikan gambaran tentang apa saja yang diperlukan dalam menyelenggarakan acara untuk memuaskan pengunjung, mari kita simak skenario berikut ini.

Image by benzoix via Freepik

Mari berkenalan dengan Jenny, seorang pemudi yang aktif dan gemar mengikuti dan  mengeksplorasi berbagai jenis acara maupun kegiatan. Dia selalu mencari acara baru yang menarik sesuai dengan minat dan ketertarikannya. Jenny menikmati menemukan hal-hal baru dan memperluas jaringan melalui acara-acara tersebut.

Untuk bisa menghadiri sebuah acara, Jenny harus melalui beberapa tahap, mulai dari mencari informasi di platform online hingga mendaftar dan mengonfirmasi kehadirannya. Meskipun langkah-langkah ini mungkin tampak sederhana, sebenarnya ada banyak faktor yang dapat mempengaruhi kualitas dan kenyamanan perjalanan acaranya. Mulai dari ketersediaan informasi, kemudahan dan kecepatan pendaftaran, hingga keamanan dalam metode pengambilan data adalah aspek penting yang bisa mempengaruhi keputusan dan tingkat kepuasannya.

Namun demikian, tidak jarang masalah dan perubahan tak terduga juga dapat terjadi selama acara berlangsung, yang berpotensi mengurangi antusiasme Jenny. Misalnya, antrian panjang, stan yang terlalu penuh, kehabisan stok barang, atau masalah teknis bisa berdampak buruk pada kepuasannya. Inilah beberapa tantangan yang harus dihadapi dan diatasi oleh penyelenggara acara untuk memastikan segalanya berjalan lancar.

Sebelum acara mendatangi sebuah acara, Jenny terbiasa melakukan riset untuk mendapatkan informasi lebih lanjut tentang acara yang menarik minatnya. Dia ingin mengetahui konsep acara, siapa pembicara atau penampilannya, manfaat dan keuntungan dari menghadiri acara tersebut, serta berbagai aktivitas yang bisa dia ikuti di sana. Jenny juga tidak jarang ingin mengetahui ulasan dan tanggapan dari peserta acara sebelumnya untuk mendapatkan gambaran tentang apa yang bisa diharapkan dari acara tersebut.

Image by senivpetro via Freepik

Untuk mendapatkan informasi ini, Jenny harus mengunjungi berbagai situs web dan platform media sosial tempat acara tersebut diiklankan atau dipromosikan. Namun, seringkali informasi yang dia temukan tidak konsisten atau bahkan tidak lengkap di berbagai sumber. Beberapa situs web misalnya memiliki informasi tentang lokasi, jadwal, atau harga tiket yang sudah tidak berlaku atau salah. Beberapa sumber tidak memberikan informasi kontak atau pertanyaan umum untuk pertanyaan lebih lanjut.

Semua hal ini menyebabkan Jenny merasa bingung dan ragu apakah sebaiknya dia menghadiri acara tersebut atau tidak. Jenny berharap ada sistem yang lebih terpusat dan terintegrasi di mana dia bisa menemukan semua informasi yang dia butuhkan dalam satu tempat.

Ketika hari acara semakin dekat, Jenny akhirnya memutuskan untuk mendaftar secara online. Namun, dia merasa formulir pendaftaran terlalu panjang dan rumit, mengajukan pertanyaan yang tidak relevan atau tidak perlu. Jenny juga menyadari bahwa formulir tersebut tidak dilengkapi dengan fitur keamanan atau metode verifikasi untuk melindungi data dan pembayaran.

Jenny merasa cemas memberikan informasi pribadinya secara online tanpa adanya jaminan atau perlindungan. Dia berharap ada cara yang lebih ramah pengguna dan aman untuk mendaftar acara.

Selama acara berlangsung, Jenny harus melakukan proses check-in di pintu masuk dengan konfirmasi pendaftarannya. Namun, dia menemukan bahwa ada antrian panjang orang-orang yang menunggu untuk masuk. Staff harus memeriksa nama-nama peserta di dalam daftar yang tercetak. Beberapa peserta bahkan mengalami kesulitan menemukan namanya atau menunjukkan email konfirmasi pendaftaran.

Jenny merasa tidak sabar dan kesal saat menunggu di antrian. Dia berpikir seharusnya ada cara yang lebih efisien dan otomatis untuk melakukan check-in bagi peserta acara.

Setelah akhirnya berhasil masuk ke dalam tempat acara, Jenny disambut dengan berbagai stan dan kegiatan menarik yang mencuri perhatiannya. Dia ingin menjelajahi semuanya dan melihat apa yang ditawarkan. Namun, dia menemukan bahwa beberapa stan lebih ramai dibandingkan yang lain, sehingga menyebabkan kerumunan dan kekacauan. Di samping itu, beberapa stan juga kehabisan merchandise atau material karena tingginya permintaan.

Image by Canva AI

Jenny merasa kecewa dan frustasi ketika berusaha melewati kerumunan orang. Dia berharap pengaturan stan dan antrian lebih terorganisir dengan baik.

Meskipun ada berbagai tantangan, Jenny masih berhasil menikmati beberapa aspek dari acara tersebut. Dia mendapatkan wawasan baru dari seorang pembicara yang dia kagumi. Dia bertemu dengan seseorang yang memiliki minat dan passion yang sama dengannya. Jenny juga membawa pulang oleh-oleh sebagai kenang-kenangan dari pengalaman berharga itu.

Jenny meninggalkan acara dengan perasaan campur aduk. Dia menghargai usaha dan kreativitas yang telah dilakukan untuk menyelenggarakan acara tersebut. Namun, dia juga berpikir bahwa ada banyak hal yang bisa diperbaiki dalam hal manajemen data, sistem pendaftaran, proses check-in, dan manajemen stan.

Dia berharap di masa depan, penyelenggara acara dapat menemukan solusi yang lebih canggih dan efektif untuk membuat acara mereka lebih lancar dan memuaskan bagi peserta seperti dirinya.

Krowdz dashboard

Untuk menyelesaikan isu yang dialami Jenny, Anda memerlukan sistem yang memastikan segala sesuatunya terkontrol dan terkelola dengan baik. Krowdz Event Assistant adalah solusi sempurna untuk Anda! Karena sistem kami akan memastikan pengalaman yang lancar dan teratur untuk peserta acara Anda. Krowdz Event Assistant sendiri adalah sistem terintegrasi yang membantu Anda mengelola pengalaman acara Anda dengan mudah. Dengan Krowdz Event Assistant, Anda dapat membantu peserta Anda menikmati acara Anda dengan mudah dengan:

• Menemukan dan mendaftar untuk acara yang sesuai dengan minat dan preferensi mereka.
• Mengisi formulir yang dapat disesuaikan yang menangkap informasi dan umpan balik mereka.
• Mengakses informasi acara kapan saja, di mana saja melalui basis data acara terpusat.
• Memastikan peserta Anda selalu mendapatkan pembaruan data real-time yang mencerminkan perubahan atau aktivitas dalam acara.
• Menikmati pengalaman acara yang lancar, tanpa repot melalui menu-menu digital dan saluran komunikasi yang intuitif.

Krowdz Event Assistant bukan sekedar sistem. Krowdz solusi praktis untuk acara Anda. Mulai dari menyederhanakan proses manajemen acara, meningkatkan pengalaman acara Anda, hingga memberikan informasi-informasi komprehensif untuk mengoptimalkan acara Anda.

Jadi, tunggu apa lagi? Optimalkan acara Anda dengan Krowdz Event Assistant sekarang!