Mengorganisir sebuah acara adalah tugas yang kompleks dan yang membutuhkan banyak waktu, tenaga, dan ketelitian. Pekerjaan ini tidak bisa dianggap enteng karena ada banyak hal yang harus Anda kerjakan dengan tingkat kesulitannya sendiri.

Untuk memberikan gambaran yang jelas tentang apa yang diperlukan untuk mengatur acara yang sebenarnya, mari bayangkan skenario ini bersama-sama.

Image by Nirmal Rajhendarkumar via Unsplash

Perkenalkan Johnny, seorang penyelenggara acara berpengalaman yang telah merancang dan menyelenggarakan berbagai jenis acara. Dengan pengalaman bertahun-tahun, Johnny telah adalah orang yang cukup teliti dan memiliki pemahaman yang mendalam tentang apa yang diperlukan untuk mensukseskan sebuah acara.

Mulai dari memilih lokasi yang tepat hingga mengelola staf, logistik, dan anggaran, Johnny dan timnya harus menangani banyak tanggung jawab untuk memastikan semuanya berjalan lancar. Tidak ada ruang untuk kekeliruan atau kesalahan sekecil apa pun karena dapat menimbulkan konsekuensi yang signifikan, yang berpotensi memengaruhi kesuksesan seluruh acara. Tidak hanya itu, isu yang tak terduga dan perubahan mendadak adalah hal yang sering terjadi di industri acara. Hal ini tentunya meningkatkan kompleksitas perencanaan sebuah acara atau event.

Image by Elisa Ventur via Unsplash

Pada proses perencanaan, Johnny dan timnya harus melacak banyak hal sambil merumuskan rencana strategis dan kreatif agar acara berhasil. Mereka juga harus menganalisis data yang mereka miliki untuk dapat memaksimalkan potensi acara mereka, sekaligus menarik perhatian calon sponsor dan target audiens mereka.

Pada tahapan ini juga, mereka perlu menyusun proposal yang menarik dan komprehensif. Untuk menyelesaikan task ini, Johnny dan timnya harus mengumpulkan semua data dari berbagai sumber yang meliputi; data acara sebelumnya, survei, dan sumber eksternal lainnya. Dikarenakan pada acara sebelumnya mereka masih merekam data acara mereka secara manual, beberapa data yang mereka temukan tidak lengkap bahkan beberapa diantaranya hilang. Untuk melengkapi data tersebut, mereka harus melakukan survei dan merujuk ke sumber eksternal lainnya. Upaya ini tentunya membutuhkan waktu yang cukup lama untuk diselesaikan. Sehingga membuat proses perencanaan dan pembuatan proposal menjadi lebih lama.

Menjelang hari H acara, Johnny dan timnya harus mempersiapkan pendaftaran pengunjung. Membuat sistem pendaftaran pengunjung bukanlah hal yang mudah, Johnny dan timnya harus memastikan bahwa mereka menyediakan semua informasi yang diperlukan bagi pengunjung sambil mengumpulkan informasi penting dari pengunjung dengan cara yang benar. Tidak hanya itu, mereka juga harus memastikan alur pendaftarannya ramah pengguna dan mudah diakses.

Image by Marvin Meyer via Unsplash 

Singkat cerita, Johnny dan timnya berhasil membuat formulir pendaftaran online. Namun karena menggunakan sistem yang tidak terintegrasi, mereka harus merekap data setelah proses pendaftaran secara manual. Kemudian, mereka harus secara manual memeriksa daftar pengunjung mereka pada hari H untuk memasuki lokasi acara.

Sampailah kita di hari H acara. Pada tahapan ini, mereka harus mengelola tim mereka secara efektif. Menugaskan PIC ke pos mereka, memberikan arahan, dan memastikan distribusi merchandise dan informasi berjalan lancar. Saat acara dimulai, semuanya tampak berjalan lancar. Pengunjung mulai berdatangan dan acara mulai ramai.

Image by Jake Weirick via Unsplash

Sesuatu yang tidak terduga terjadi! Johnny mendapat laporan dari PIC lapangannya bahwa ada salah satu activity booth yang penuh sesak dan pengunjung mulai resah. Untuk menganalisis masalah, Johnny dan tim lapangannya harus memeriksanya secara manual sambil berkoordinasi dengan PIC pusat operasi untuk menemukan penyebab masalahnya. Setelah beberapa lama, akhirnya mereka menemukan bahwa beberapa entri data alokasi merchandise yang tidak cocok. Hal ini juga menimbulkan reaksi berantai terhadap data daftar tunggu pengunjung mereka, dimana beberapa pengunjung tidak tercatat karena situasi yang terlalu padat.

Untuk mengatasi masalah ini Johnny dan timnya memutuskan untuk menghitung ulang jumlah pengunjung yang saat ini menunggu di depan booth mereka dan meminta jumlah barang dagangan yang akan dikirim ke booth ini.

Pada tahap akhir dari proses acara. Johnny dan timnya masih harus mengelola dengan data-data untuk disortir dan disinkronkan dengan tepat. Berhubungan dengan skala acara yang cukup besar, proses ini akan memakan waktu setidaknya 2 hingga 3 hari kerja untuk mengumpulkan semua data menjadi laporan yang komprehensif.

Untuk merangkum semuanya, mari kita lihat bagaimana kinerja Johnny dalam menyelenggarakan acara tersebut:

• Apakah Johnny sudah membuat rencana yang matang untuk mempersiapkan acara tersebut?

Sebagai penyelenggara acara berpengalaman, Johnny telah menyiapkan rencana yang sangat bagus untuk acara tersebut. Walaupun begitu, Jhonny masih mengalami berbagai kesulitan dalam mengelola semua data yang diperlukan yang diperlukan untuk memastikan acara berjalan lancar.

• Apakah proses pendaftarannya cukup mudah?

Formulir yang dibuat Johnny dan timnya memang membuat proses pendaftaran menjadi lebih mudah. Tetapi masih ada beberapa komplikasi yang harus dihadapi. Tim Johnny harus merekap info pendaftaran secara manual yang meningkatkan risiko kesalahan penginputan data. Selain itu, formulir yang dibuat memiliki keterbatasan dari segi kustomisasi. Hal ini menimbulkan kesulitan dalam segi pengekspresian tone of voice dan branding dari acara tersebut. Keterbatasan tersebut juga bisa menyebabkan formulir yang dibuat terlihat kurang ‘resmi’.

• Apakah Johnny berhasil mencapai tujuan acaranya?

Berkat pengalaman mereka selama bertahun-tahun, Johnny dan timnya mungkin dapat mencapai tujuan acaranya. Namun, bahkan manajer acara berpengalaman seperti Johnny sekalipun harus melalui semua proses pengorganisasian acara yang melelahkan. Setelah melewati semua itu pun, tidak dapat menjamin bahwa acaranya telah dilaksanakan secara maksimal.

Pelajaran yang dapat kita ambil dari pengalaman Johnny adalah bahwa penyelenggaraan acara bukanlah hal yang mudah. Hal ini, membutuhkan perencanaan yang solid, pola pikir adaptif, lalu yang tak kalah penting adalah tim dan data yang tersinkronisasi.

Krowdz Event Assistant menawarkan berbagai fitur yang sangat membantu dalam penyelenggaraan acara melalui basis data acara terpusat, menu pendaftaran intuitif, formulir yang dapat disesuaikan, update real-time, dasbor acara, dan laporan yang komprehensif. Semua yang Anda butuhkan untuk memudahkan manajemen acara ada di sini.

Krowdz Event Assistant membantu Anda dengan menyederhanakan pengorganisasian acara melalui fitur-fiturnya. Database acara yang terpusat memungkinkan penyelenggara acara untuk mengakses dan mengelola detail penting dengan mudah. Update data real-time memastikan bahwa penyelenggara acara memiliki akses ke informasi terbaru. Setiap aktivitas yang dilakukan oleh pengunjung atau event PIC akan tercermin dalam sistem yang dapat di akses dari mana saja dan kapan saja.

Dasbor acara Krowdz akan memberi gambaran menyeluruh tentang status dan proses pelaksanaan acara. Tak hanya itu, Krowdz Event Assistant siap membantu Anda merancang laporan komprehensif yang akan mencakup berbagai info penting terkait berbagai aspek dalam acara yang diselenggarakan. Berbagai fitur ini, akan membantu menyederhanakan manajemen acara, memudahkan akses dan pengalaman bagi pengunjung, serta mencatat berbagai detail penting yang dapat dipelajari oleh penyelenggara acara seperti Johnny untuk mengoptimalkan acara yang diselenggarakan.

Jadi, tunggu apa lagi? Optimalkan acara Anda dengan Krowdz Event Assistant sekarang!